A situação é a seguinte: você já nem sabe mais quantas contas de e-mail possui, esqueceu a senha da maioria e, quando consegue acessar depois de várias tentativas frustradas, precisa esperar um longo tempo até que o servidor descarregue os cerca de mil itens de correspondência não aberta? Cuidado! Seu cargo na empresa pode estar por um triz. Não acredita? É que o grau de produtividade de qualquer profissional costuma ser inversamente proporcional à quantidade de e-mails acumulada na caixa de entrada que ele não consegue ler.
Mas não se desespere….Hoje em dia, a maioria dos programas de e-mail possui recursos que facilitam a organização em pastas, de acordo com remetente e assunto, disponibilizando alertas e confirmação automática de recebimento. É interessante, também, evitar que sua caixa fique abarrotada de e-mails para tratar de assuntos triviais. Para isso, invista também em softwares de gerenciamento de tempo e tarefas, dando preferência aos que possibilitam o arquivamento de dados em nuvem, como o Trello e o Google For Work.
Para você não passar por uma situação difícil na próxima vez em que seu chefe perguntar se você está por dentro da demanda que ele lhe passou justamente via e-mail, preste atenção nestes métodos bastante simples para organizar sua caixa de entrada e evitar o estresse desnecessário. Continue lendo!
Índice
Não sobrecarregue sua caixa com relatórios rotineiros
Imagina receber diariamente relatórios de trabalho de cada um dos funcionários da sua empresa, bem como perguntas ou dúvidas que poderiam muito bem ser respondidas pessoalmente? Não há caixa de entrada que suporte. Para a comunicação na rotina de trabalho, opte pelo armazenamento em nuvem do Google Drive ou Trello, entre outros, que é muito mais prático e menos desgastante.
Recorra sempre aos marcadores
Para não correr o risco de passar batido por um e-mail de alta prioridade do seu chefe em meio a dezenas de mensagens de promoções e releases, acione os marcadores, caso possua uma conta no Gmail. Basicamente, os marcadores servem para separar suas mensagens em pastas de categorias personalizadas, como trabalho, tarefas e lazer, etc…
Bloqueie o spam
O spam, ou seja, a propaganda indesejada, é a verdadeira peste de qualquer conta de e-mail. Chegam sem você pedir e, rapidinho, lotam sua caixa de entrada com as ofertas mais esdrúxulas. Não perca tempo dando “unsubscribe” em cada um desses e-mails: provavelmente sua conta apresenta um dispositivo de bloqueio de spams a partir de palavras-chave ou remetente.
Ah, sim. O spam significa, também, lixo eletrônico, isto é, um tipo de publicidade não requisitada pelos destinatários e que causa muito transtorno, uma vez que costuma lotar a caixa de entrada do usuário e pode jogar o remetente em uma black list (o que automaticamente vai impossibilitar novos envios).
Crie um conteúdo padrão para os e-mails de resposta
Com sua caixa de entrada à beira do caos, a última coisa que você deve fazer é gastar um longo tempo respondendo a um por um dos seus e-mails. Vá por partes. O ideal é que, faltando meia-hora para o fim do expediente, você se dedique a responder pelo menos 30. Para isso, adote uma resposta padrão que não ultrapasse 3 linhas: é tudo que você precisa para passar uma mensagem objetiva.
Cuidado ao redigir seu e-mail corporativo!
Por mais que pareça ser uma tarefa bastante simples, a troca de e-mails no ambiente corporativo exige muito preparo do profissional. É que, assim que o botão “Enviar” é pressionado, tudo aquilo que é escrito se transforma em documento reconhecido pela Justiça e que, mais tarde, pode até ser usado como prova contra o próprio autor. Sem contar que o descuido na escrita do e-mail tende a arranhar a imagem do funcionário, mostrando que ele desconhece regras de etiqueta fundamentais do mundo organizacional.
Segmentação eficiente de e-mails no marketing digital
Ao lidar com as mais variadas estratégias de marketing digital no seu dia a dia, você já deve ter percebido que simplesmente contar com uma base enorme de leads nem sempre significa maiores possibilidades de vendas, caso você ainda utilize o e-mail marketing sem se preocupar com a segmentação, não é mesmo? Afinal, além de captar leads, é preciso encontrar a linguagem apropriada para convencê-los a caminharem rumo ao fundo do funil de vendas, produzir conteúdo relevante, usar a personalização a seu favor, conhecer a frequência de envio mais adequada, dentre tantas outras táticas que têm em comum um detalhe primordial: a segmentação. No fim das contas, o segredo está em enviar e-mails que não corram risco de levar um unsubscribe logo de cara ou, pior ainda, que venham a parar na caixa de SPAM dos destinatários!
Agora que você já sabe o que fazer para ter um pouco mais de paz de espírito na hora em que lidar com seus milhares de e-mails, procure se organizar melhor. O caos na caixa de entrada é só um reflexo de como você está agindo na sua vida profissional, ou seja, provavelmente distorcendo suas prioridades e, para homenagear um velho clichê, deixando para amanhã aquilo que pode concluir hoje. Nesse sentido, manter sua correspondência eletrônica em dia é um grande incentivo para que você adote o mesmo comportamento na sua relação com clientes e colegas de trabalho, pois não há nada melhor do que bater o ponto ao final do expediente com a certeza do dever cumprido.
E então, gostou das dicas? Sua caixa de entrada também vive pedindo socorro? Divida conosco sua experiência!
